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文件处理制度
发布时间:2013-5-20  阅读次数:2791  字体大小: 【】 【】【

文件处理制度

一、公文制发

在公文的起草及审核工作中,要牢固树立为领导、为处室、为教职工服务的观念,坚持实事求是、认真负责的工作作风,努力提高工作效率和公文质量。

1、起草

凡以校委会名义制发的公文,由办公室或有关处室拟稿,拟稿的基本要求是:

①全面、准确地反映客观情况,符合党的路线、方针、政策及国家法律、法令。

②完整、准确地体现领导的意图。

③重点突出,观点鲜明,结构严谨,条理清楚,标点符号使用恰当,人名、地名、时间、数字、引文等准确无误。

④合理使用文种。以校委会名义制发的文件,除符合拟稿的基本要求外,还应符合下列要求:(1)文稿首页使用发文稿纸,由办公室拟稿人、审核人在规定栏目内签署姓名,单位主要负责人签署意见、姓名和时间;(2)誊写清楚;(3)附件齐全,必要的背景情况附有说明。

2、审核

文稿在送领导审核或签发之前,由办公室主任负责审核。审核时要注意把好行文关、内容关、政策法规关、文字关、格式关。

3、签发

①以校委会名义印发的文件,原则是由单位主要负责人签发。

②以校委会名义联合印发的文件,须经单位主要负责人会签。

4、打印、校对

经领导签发的文件,由文书登记、编号后交打字员打印。打字员要按照打印时限要求打印,打印做到版面设计合理,美观大方,格式规范,文件打印清样后,由文件起草处室或办公室校对,准确无误后,交打字员印刷。

5、装订

文件装订要整齐,杜绝少页、多页、间页、白页等现象。若发现差错,应及时采取措施。

6、分发

上报和下发的文件,均由文书负责按照文件的发送范围进行登记、分发。发送文件要做到及时、准确、无误,对发送处理单要存好备查。

二、公文处理

收到上级党委、政府及有关部门的文件,由文书按照准确、及时、安全的原则和要求处理。外出开会带回的文件要及时送交办公室。

1、登记。收到来文由文书先行清点,无误后,在《收发文登记薄》上登记,然后填写《文件处理单》并附一份来文,送办公室主任阅批。

2、阅批。在认真研读来文、熟悉文件内容和要求的基础上,办公室主任提出具体处理意见。

3、文书根据批办意见进行分发、传阅。

4、传阅。对需传阅的文件,文书根据批办意见,按领导和各科室顺序分头传送,进行分卷传阅。做到急件当天阅完,普通文件五至十天传完,每个领导阅文时间不超过两天,各处室不超过1天。文件传阅过程中,非工作时间,文件不得在各处室存放,要交办公室统一保管;下午下班前,上级需要收回的文件和秘密级文件一律由文书统一收回保管。文件阅完后要及时送办公室,不得相互之间横向传阅,任何人不得私自留用文件。

5、查办、催办与反馈。凡领导批示有关分管领导或处室办理的文件,由办公室将领导批示意见交有关分管领导或处室处理。在办理过程中,经办人员要定期催办,办公室主任要搞好督导检查,办结后要及时将情况反馈给分管领导。

6、注结。对上级机关的来文,办理到一定程度后,在文书处理环节上可以注结。注结后,按照文件保管制度规定,对能办结的文件搞好分类设摊对号存放,以便于利用和查找。对需立卷归档的,按照文书立卷制度进行清理归档。

7、借阅。凡借阅文件,一律需经办公室主任批准,到文书处办理借阅手续,按期归还。借阅过程中,凡造成文件损坏、泄密、丢失的,由借阅人员负责。

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